Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Aydınlatma Metni

1.Veri Sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” veya “Kanun”) kapsamında kişisel verileriniz; veri sorumlusu sıfatıyla Labs Office Bilişim Teknolojileri A.Ş. (“Labs Office”, “Şirket” veya “biz”) tarafından, aşağıda açıklanan amaçlar, hukuki sebepler ve sınırlar çerçevesinde işlenmektedir.

2.Kapsam, Tanımlar ve Rolümüz

Bu Aydınlatma Metni; labsoffice.com internet sitesini ziyaret eden, iletişim, demo veya bayilik/satış ortaklığı formlarımızı dolduran, Labs Office platformuna (app.labsoffice.com) üye olan ve hizmetlerimizden yararlanan tüm gerçek kişileri kapsar.

Temel tanımlar

• Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
• İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi (siz).
• Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işlenme amaç ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu kişi.
• Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen kişi.
• İşleme: Verilerin elde edilmesi, kaydedilmesi, saklanması, aktarılması dâhil veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

Çifte rolümüz

Labs Office; kendi ziyaretçilerine, müşteri adaylarına ve müşterilerine ait kişisel veriler bakımından veri sorumlusudur. Buna karşılık, müşterilerimizin (üye iş yerlerinin) platform üzerinden işlediği kendi son müşterilerine ait veriler bakımından Labs Office, müşterisinin talimatları doğrultusunda hareket eden bir veri işleyendir; bu verilerin sorumlusu ilgili üye iş yeridir. İşbu metin, Labs Office’in veri sorumlusu sıfatıyla yürüttüğü faaliyetlere ilişkindir.

3.İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

Hizmetlerimizden yararlanma biçiminize göre aşağıdaki kişisel veri kategorileri işlenebilir:

• Kimlik: Ad, soyad, unvan; bayilik/iş başvurularında gerektiğinde T.C. kimlik veya vergi kimlik bilgileri.
• İletişim: E-posta adresi, telefon numarası, şirket adı, adres.
• Müşteri işlem: Talep ve şikâyet kayıtları; demo/iletişim/bayilik başvuru bilgileri; sözleşme ve abonelik bilgileri.
• İşlem güvenliği: IP adresi, log kayıtları, oturum bilgileri, çerez ve cihaz/tarayıcı verileri.
• Finans: Faturalandırmaya esas vergi/şirket bilgileri ve abonelik/ödeme kayıtları. Kart bilgileriniz Şirket tarafından saklanmaz; ödemeler yetkili banka/ödeme kuruluşları üzerinden alınır.
• Pazarlama: Bülten ve ileti izinleri, çerez tabanlı kullanım ve tercih verileri.
• Mesleki deneyim (yalnızca bayilik/iş başvurularında): Faaliyet alanı, deneyim ve referans bilgileri.

Labs Office kural olarak özel nitelikli kişisel veri (sağlık, din, biyometrik veri vb.) talep etmez ve işlemez.

4.Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenir:

• İletişim, demo ve bayilik taleplerinin alınması, değerlendirilmesi ve sonuçlandırılması,
• Hizmet ve abonelik sözleşmelerinin kurulması ve ifası, hesap oluşturma ve kullanıcı yönetimi,
• Ürün ve hizmetlerimizin sunulması ve geliştirilmesi, teknik destek ve müşteri ilişkileri yönetimi,
• Faturalandırma, tahsilat ve finans/muhasebe süreçlerinin yürütülmesi,
• İnternet sitesi ve platformun güvenliğinin sağlanması, dolandırıcılığın ve kötüye kullanımın önlenmesi,
• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve yetkili kurumlara bilgi verilmesi,
• Açık rızanız bulunması hâlinde, tarafınıza ticari elektronik ileti ve pazarlama iletişimi gönderilmesi,
• Hukuki uyuşmazlıklarda hakların tesisi, kullanılması ve korunması.

5.İşlemenin Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz, KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde öngörülen aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenir:

• Bir sözleşmenin kurulması veya ifası (m. 5/2-c): Üyelik, abonelik ve hizmetlerin sunulması.
• Hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (m. 5/2-ç): Vergi, ticaret ve diğer mevzuat gereklilikleri.
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi (m. 5/2-a).
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (m. 5/2-e).
• Veri sorumlusunun meşru menfaati (m. 5/2-f): Hizmet güvenliği, iyileştirme ve müşteri ilişkileri yönetimi; ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla.
• Açık rıza (m. 5/1): Yalnızca ticari elektronik ileti, pazarlama ve zorunlu olmayan çerezler gibi rızaya bağlı faaliyetler için.

6.Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi

Kişisel verileriniz; internet sitemizdeki form ve çerezler, e-posta ve telefon yoluyla iletişim, platform üyeliği ve hizmet kullanımı ile sözleşme süreçleri aracılığıyla, otomatik ve kısmen otomatik yöntemlerle toplanır. Verileriniz yukarıda belirtilen amaç ve hukuki sebeplerle işlenir.

7.Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verileriniz, KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde öngörülen şartlara uygun olarak ve yalnızca ilgili amacın gerektirdiği ölçüde aşağıdaki taraflara aktarılabilir:

• Tedarikçiler ve hizmet sağlayıcılar: Sunucu/barındırma (hosting), bulut, e-posta, CRM, analitik ve teknik destek hizmeti aldığımız iş ortakları.
• Ödeme ve finans kuruluşları: Tahsilat ve faturalandırma için yetkili banka/ödeme kuruluşları ve mali müşavirlik hizmetleri.
• Hukuki danışmanlar ve denetçiler: Hakların korunması ve mevzuata uyum amacıyla.
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: Hukuki yükümlülük kapsamında ve talep hâlinde.

Yurt dışına aktarım

Kullandığımız bazı bulut ve barındırma hizmetlerinin sunucuları yurt dışında bulunabilir. Bu durumda kişisel verileriniz, KVKK’nın 9. maddesindeki şartlara — yeterlilik kararı, uygun güvencelerin sağlanması (örneğin standart sözleşme veya taahhütname) veya gerekli hâllerde açık rızanız — uygun olarak yurt dışına aktarılır.

8.Kişisel Verilerin Saklanma Süresi

Kişisel verileriniz, işlendikleri amaç için gerekli olan süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen zamanaşımı/saklama süreleri (örneğin vergi ve ticaret mevzuatı uyarınca kural olarak 10 yıl) gözetilerek saklanır. Saklama süresinin sona ermesi veya işleme amacının ortadan kalkması hâlinde verileriniz, Şirket’in Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası çerçevesinde silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

9.Veri Güvenliği

Labs Office, kişisel verilerinizin hukuka aykırı işlenmesini ve bunlara hukuka aykırı erişilmesini önlemek ile muhafazasını sağlamak amacıyla; teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetiyle orantılı uygun teknik ve idari tedbirleri alır. Bu tedbirler arasında erişim yetkilendirmesi, şifreleme, güvenlik duvarları, kayıt (log) yönetimi, yetkili personel sınırlaması ve düzenli denetimler yer alır.

10.İlgili Kişi Olarak Haklarınız

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca, veri sorumlusuna başvurarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
• KVKK ve ilgili mevzuat çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Hukuka aykırı işlenme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

11.Haklarınızı Kullanma ve Başvuru Yöntemi

Yukarıdaki haklarınıza ilişkin taleplerinizi, “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ” uyarınca aşağıdaki yollarla iletebilirsiniz:

• Islak imzalı dilekçeyle Yeşiltepe Mah. 55. Sok. No: 10/A Zeytinburnu/İstanbul adresine şahsen veya noter aracılığıyla,
• Sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden kvkk@labsoffice.com adresine.

Başvurunuzda ad-soyad ve imza (elektronik başvurularda kimlik teyidi), iletişim bilgileriniz ve talebinizin konusu yer almalıdır. Talebiniz, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kurul’ca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Başvurunuzun reddedilmesi veya yanıtın yetersiz bulunması hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunma hakkınız saklıdır (KVKK m. 14).

12.Çerezler

İnternet sitemizde; hizmetin sunulması, güvenlik ve kullanıcı deneyiminin iyileştirilmesi amacıyla çerezler kullanılmaktadır. Çerez türleri, kullanım amaçları ve tercihlerinizi yönetme yöntemleri hakkında ayrıntılı bilgi için Çerez Politikası sayfamızı inceleyebilirsiniz.

13.Aydınlatma Metni’ndeki Değişiklikler

Labs Office, işbu Aydınlatma Metni’ni mevzuattaki değişiklikler ve iş süreçlerindeki güncellemeler doğrultusunda dilediği zaman güncelleyebilir. Güncel metin, yürürlük tarihi ile birlikte bu sayfada yayımlanır.